PLANO DE AÇÃO 5W2H

 

Hoje será apresentado a você caro leitor o plano de ação 5W2H. Ele é um documento que consiste no controle e execução de tarefas, determinando as responsabilidades de como a tarefas deverão ser feitas assim como o departamento/setor, motivo e o prazo para a conclusão delas. Uma forma de lista os problemas e as medidas para a resolução destes problemas.

O plano de ação é uma tabela onde serão postos os problemas e a soluções com as seguintes palavras: WHAT(O QUE), WHY(POR QUÊ), WHEN(QUANDO), WHERE(ONDE), WHO(QUEM), HOW(COMO), HOW MUCH(QUANTO CUSTA).

Como no exemplo abaixo:

É importante saber que existem dois tipo de 5w2h. O da solução e o do problema. Abaixo está a instrução de como fazer um plano voltado para a solução, cujo objetivo é tratar somente e unicamente do plano de ação em que serão propostas medidas para resolver o problema, sem tratar dele em si. Lembrando que as perguntas mudam, dependendo de qual o modelo que será utilizado.

§  WHAT?(O QUE?)

É do que se faz e qual o seu objetivo, fazendo-se as seguintes perguntas.

Ø  Quais são as etapas do processo?

Ø  O que se fazer em cada etapa?

Ø  Se estas etapas são sequenciais, se estão completas ou em ordem lógica?

Ø  Quais serão os recursos?

Ø  Quais as metas?

Ø  E que tecnologia usar?

§  WHY?(POR QUÊ?) 

             Aqui você vai questionar a validade de cada etapa encontrada no processo, se você a responde negativamente devera descarta-la/elimina-la.

Ø  Está etapa vai influenciar no resultado final do processo?

Ø  Está etapa ela é dispensável?

Ø  É de necessidade absoluta? 

 

§  WHEN?(QUANDO?)

Aqui tratara da sequência do processo.

Ø  Quando a etapa deve começa?

Ø  As etapas estão sendo desenvolvidas no momento certo?

Ø  Seria mais produtivo altera a sequência de desenvolvimento das etapas no processo?

 

§  WHERE?(ONDE?)

Nesta será questionado o local de execução das atividades e que pessoas ira realizá-la

Ø  Qual local será realizado a etapa?

Ø  Seria produtivo realizá-la em outro local?

 

§  WHO?(QUEM?)

O grau de autoridade e a responsabilidade das pessoas envolvidas no processo.

Ø Quem fará esta etapa? Quem está realizando é a pessoa indicada?

Ø Será mais produtivo que outro faça essa etapa?

Ø Existe alguém mais qualificado para realizá-la?

Ø Quem poderá fazê-la melhor?

 

§  HOW?(COMO?)

Metodologia utilizada para desenvolver o processo.

Ø  Como realiza a etapa?

Ø  Pode a etapa ser dividida em outras?

Ø  Existe outro modo para executá-la?

Ø  A como agrupa diversas etapas?

 

§  HOW MUCH?(QUANTO CUSTA?)

Avaliar quanto custará desenvolver a solução.

Ø  Quanto custa?

Ao final, você vai organizar uma tabela colocando essas perguntas e as respostas de forma que fique bem claro se você precisa ou não fazer as mudanças propostas. Responder a esses questionamentos fornece meios mais adequados de controle, trazendo eficácia para o desenvolvimento do processo. Abaixo está um exemplo de 5w2h feito para indicar as soluções de alguns problemas em uma serraria. 

5W2H DA SOLUÇÃO
WHAT  O QUE?	WHY  POR QUE?	WHEN QUANDO?	WHERE  ONDE?	WHO  QUEM?	HOW  COMO?	HOW MUCH QUANTO CUSTA?
Implantação de um piso novo	proteger a construção de ações deletérias como fluidos, vapores e etc.	Dezembro de 2020.	Sala de produção de móveis.	Técnico de segurança/ proprietários da serraria.	Avaliar melhor o piso e fazer a contratação de um profissional.	19 a 40 reais por m² o piso. Quanto ao profissional o preço é variável.
Colocar medidas de proteção nas máquinas	Em cumprimento a NR 12 e segurança dos colaboradores.				Compra do material e fazer solicitação de um profissional para o serviço.	Em torno de R$ 587,79.
Galpão	Para armazenamento dos materiais e equipamentos				Com a compra de material e contratação de profissionais.	Em torno de 10 a 15 mil reais contando com material. Custo da contratação de preço variável.
Implantação de extintores	Em cumprimento a NR 23				Pesquisando as lojas com melhores descontos e de qualidade.	188,66 cada extintor + suporte parede.
Compra de luva, capacete, óculos, protetor auricular e botas	Em cumprimento a NR 06				Pesquisando lojas com melhores descontos e de qualidade.	R$ 129,50 o kit por funcionário.

Agora vamos falar um pouco do 5w2h do problema, onde serão analisadas todas as questões correspondentes ao mesmo. 

§  WHAT? (O QUE?)

Aqui será relatado qual o problema, fazendo-se a seguinte pergunta.

Ø O que é o problema?

 

§  WHY? (POR QUÊ?) 

Aqui você vai questionar o porquê existe ou porquê surgiu o problema

Ø Por que esse problema ocorreu?

ØPor que esse problema existe?

 

§  WHEN? (QUANDO?)

Aqui trata do tempo do problema.

Ø Quando surgiu esse problema?

Ø Esse problema existe desde quando?

Ø Quando este problema começou a ser incômodo?

 

§  WHERE? (ONDE?)

Nesta será questionado o local em que o problema está.

Ø Onde está o problema?

Ø Qual o setor?

Ø Qual a sala específica?

 

§  WHO? (QUEM?)

Esse processo se trata das pessoas que estão sendo afetadas por este problema.

Ø Quem está envolvido diariamente com este problema?

Ø Quem está exposto ao problema?

 

§  HOW? (COMO?)

Aqui será tratada a forma em que ele ocorreu.

Ø Como surgiu esse problema?

Ø Como ele apareceu?

 

§  HOW MUCH? (QUANTO CUSTA?)

Aqui será avaliado o custo que ele terá. Não precisa ser necessariamente custeado só com dinheiro.

Ø O que ele vai me custar?

Ø De que forma ele me trará custo?

Ø Qual o tipo de custo eu vou ter?

Abaixo está um exemplo do plano de ação 5w2h feito para analisar os problemas contidos dentro de uma serraria.

5W2H DO PROBLEMA
WHAT  O QUE?	WHY POR QUE?	WHEN QUANDO?	WHERE  ONDE?	WHO  QUEM?	HOW  COMO?	HOW MUCH QUANTO CUSTA?
Piso inadequado, de barro batido e desnivelado	Porque não foi construído	Desde a construção da serraria	Na estrutura	Todos os trabalhadores	-	Risco de acidente
Serra de fita inadequada para um trabalho seguro	Porque não foi comprada corretamente	Desde que foi adquirida	No setor de produção	Os trabalhadores do setor de produção	-	Risco de acidente
Fios expostos	Falta de organização e cuidado	Por volta de cinco anos	No setor de produção	Os trabalhadores do setor de produção	Má instalação	Risco de acidente
Máquinas desprotegidas	Falta de proteção nas máquinas	Desde que foi adquirida	No setor de produção	Os trabalhadores do setor de produção	-	Risco de acidente
Falta de extintores	Por negligência	Desde a construção da serraria	Na estrutura	Todos os trabalhadores	Falta da compra	Risco de acidente
Falta de EPI’s	Por negligência	Desde a construção da serraria	-	Todos os trabalhadores	Falta da compra	Risco de acidente
Ruídos	Ligamento das máquinas	Desde a construção da serraria	Em toda a serraria	Todos os trabalhadores	Falta de manutenção	Risco físico
Umidade	Pelo despejo errado da água no ambiente	Diariamente	No setor de produção	Os trabalhadores do setor de produção	Com o despejo errado da água	Risco físico
Parasitas e fungos	Acúmulo de madeiras, objetos e etc.	Há 2 anos	No setor de finalização	Os trabalhadores do setor de finalização	Com a falta de organização e limpeza	Risco físico

Se você ainda não utiliza 5W2H em suas tarefas diárias, comece a pensar quais os planos de ação você poderia formalizar com esta ferramenta e coloque em prática o quanto antes. Você vai perceber que faz um total diferencial, pois organizando dessa forma o seu projeto, será evitada muita perca de tempo, agilizando dessa forma todo o trabalho sem precisar passar por dores de cabeça desnecessárias.

É isto pessoal, obrigada pela atenção!